如果你要發貨走海運,第一步就是訂艙。訂艙就是向貨運代理(簡稱“貨代”)或船公司預定集裝箱的位置。這個過程不復雜,但需要準備齊全的信息,否則會影響裝船時間。下面是具體的操作步驟和必須提供的內容。

第一步:確認發貨計劃
在聯系貨代或船公司之前,先確定自己的發貨時間、貨物信息和目的地。有了這些基礎信息,才能準確訂艙。
第二步:聯系貨代或船公司
大多數情況下,企業是通過貨代訂艙,而不是直接找船公司。貨代負責對接船公司,也能幫你處理報關、拖車等后續事項。你可以通過電話、郵件或貨代的在線系統提交訂艙請求。
第三步:提供訂艙所需信息
訂艙時,必須提供以下信息,缺一不可:
發貨人信息
包括公司名稱、地址、聯系方式。如果是出口,一般是你的公司信息。
收貨人信息
包括國外客戶或代理的名稱、地址、電話。如果收貨人是“To Order”,也要注明。
通知人信息
船到目的港后,船公司需要通知的一方。可以是收貨人,也可以是當地代理。
起運港和目的港
明確貨物從哪個港口出發,運到哪個港口。例如:上海港 → 洛杉磯港。
運輸方式
是整柜還是拼箱?
整柜(FCL):你包下一個或多個集裝箱。
拼箱(LCL):你的貨和其他人的貨拼在一個柜子里。
箱型和數量
常見箱型有20尺普柜、40尺普柜、40尺高柜等。如果是整柜,要說明需要幾個什么類型的柜子。
貨物信息
品名:貨物的名稱,要和報關一致。
件數:總共有多少件。
毛重:每件的重量和總重量。
體積:每件的尺寸和總體積,單位是立方米(CBM)。
是否危險品:如果是,必須提前說明,走特殊流程。
貿易條款
比如FOB、CIF等。這關系到運費由誰支付,以及責任劃分。
預計進倉時間或拖車安排
告訴貨代你什么時候能準備好貨,是自己送貨到倉庫,還是需要他們安排拖車提貨。
其他特殊要求
比如是否需要冷柜、開頂柜、框架柜等特殊箱型,或者對裝船時間有嚴格要求。
第四步:等待確認
貨代或船公司收到信息后,會向船公司申請艙位。如果艙位緊張,可能需要調整時間。確認后,他們會發給你訂艙確認書(Booking Confirmation),上面有船名、航次、提單號、截關時間、進倉編號等關鍵信息。
第五步:安排后續操作
拿到訂艙確認后,就可以安排拖車、報關、進港等流程。務必注意時間節點,比如截關時間(最晚進港時間),錯過會影響裝船。
注意事項
提供的信息必須準確,尤其是重量和體積,否則可能導致額外費用或延誤。
危險品、超重貨、超大件要提前申報,不能隱瞞。
訂艙越早越好,尤其是旺季,艙位緊張。
保持和貨代溝通,及時了解船期變動或港口通知。
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