如果你要發貨走海運，第一步就是訂艙。訂艙就是向貨運代理（簡稱“貨代”）或船公司預定集裝箱的位置。這個過程不復雜，但需要準備齊全的信息，否則會影響裝船時間。下面是具體的操作步驟和必須提供的內容。
第一步：確認發貨計劃
在聯系貨代或船公司之前，先確定自己的發貨時間、貨物信息和目的地。有了這些基礎信息，才能準確訂艙。
第二步：聯系貨代或船公司
大多數情況下，企業是通過貨代訂艙，而不是直接找船公司。貨代負責對接船公司，也能幫你處理報關、拖車等后續事項。你可以通過電話、郵件或貨代的在線系統提交訂艙請求。
第三步：提供訂艙所需信息
訂艙時，必須提供以下信息，缺一不可：
發貨人信息
包括公司名稱、地址、聯系方式。如果是出口，一般是你的公司信息。
收貨人信息
包括國外客戶或代理的名稱、地址、電話。如果收貨人是“To Order”，也要注明。
通知人信息
船到目的港后，船公司需要通知的一方。可以是收貨人，也可以是當地代理。
起運港和目的港
明確貨物從哪個港口出發，運到哪個港口。例如：上海港 → 洛杉磯港。
運輸方式
是整柜還是拼箱？
整柜（FCL）：你包下一個或多個集裝箱。
拼箱（LCL）：你的貨和其他人的貨拼在一個柜子里。
箱型和數量
常見箱型有20尺普柜、40尺普柜、40尺高柜等。如果是整柜，要說明需要幾個什么類型的柜子。
貨物信息
品名：貨物的名稱，要和報關一致。
件數：總共有多少件。
毛重：每件的重量和總重量。
體積：每件的尺寸和總體積，單位是立方米（CBM）。
是否危險品：如果是，必須提前說明，走特殊流程。
貿易條款
比如FOB、CIF等。這關系到運費由誰支付，以及責任劃分。
預計進倉時間或拖車安排
告訴貨代你什么時候能準備好貨，是自己送貨到倉庫，還是需要他們安排拖車提貨。
其他特殊要求
比如是否需要冷柜、開頂柜、框架柜等特殊箱型，或者對裝船時間有嚴格要求。
第四步：等待確認
貨代或船公司收到信息后，會向船公司申請艙位。如果艙位緊張，可能需要調整時間。確認后，他們會發給你訂艙確認書（Booking Confirmation），上面有船名、航次、提單號、截關時間、進倉編號等關鍵信息。
第五步：安排后續操作
拿到訂艙確認后，就可以安排拖車、報關、進港等流程。務必注意時間節點，比如截關時間（最晚進港時間），錯過會影響裝船。
注意事項
提供的信息必須準確，尤其是重量和體積，否則可能導致額外費用或延誤。
危險品、超重貨、超大件要提前申報，不能隱瞞。
訂艙越早越好，尤其是旺季，艙位緊張。
保持和貨代溝通，及時了解船期變動或港口通知。
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